עושים את זה בעצמכם? לא עוד: הגיע הזמן לעבור לשירות מרכזיה לעסק

המבוגרים יותר מבנינו, זוכרים בוודאי את מרכזיות הטלפון הישנות, אשר בזמנן נראו חדשניות למדי. אותן מרכזיות שבהן היה דרוש חיבור ידני של מתקשרים, בכדי לאפשר להם לשוחח זה עם זה. כל יצירת קשר מסוג זה, דרשה מעורבות אנושית, איטית למדי. מאז התקדמנו כמובן בצעדי ענק. אך זה לא הסתיים בכך שהמרכזיות מוחשבו ושעובדי המוקד הוחלפו באוטומציה. מעבר לכך, חלה התקדמות רצופה ונרחבת, בהיבטים טכניים שונים, כולל מה שמכונה שירותי ענן. במה מדובר בעצם? מהו שירות מרכזיה לעסק? וכיצד הוא עשוי לסייע לכם?

תקשורת מהסוג היעיל ביותר

מרכזיה וירטואלית או מרכזיית IP בענן, הוא שירות אשר משלב מחשוב מתקדם ואת פרוטוקול התקשורת האינטרנטי (Internet Protocol – IP). כך מקבלים תקשורת Voice over IP או VoIP, אשר מאפשרת לכם לקבל את היכולות המודרניות ביותר של התקשורת העסקית. זהו שירות שימושי שיכול להקל על השיחות לעסק ועל היבטים אחרים של ניהול התקשורת בו. ואכן, בשנים האחרונות הוא הפך לנפוץ מאוד בעסקים. זאת, במקביל וכחלק מהתפתחות עולם שירותי הענן, שהוא נושא רחב וחשוב בפני עצמו. מבלי להרחיב לגבי שירותי ענן, נציין ונדגיש שמרכזיה כזו מספקת את יתרונותיהם. למשל חסכון בצורך לרכוש ולתחזק לבד תשתית מרכזיה פנימית בעסק. יש לכך גם השלכות כספיות גדולות וחשובות. כמו כן, בתור שירות ענן, המרכזייה מספקת גמישות רבה מאוד באופן השימוש בה. ניתן לשנות אותו בקלות, מבלי שכל שינוי כזה ידרוש מכם התעסקות בחומרה ובתוכנה פנימית.

כיצד זה תורם לעסק?

מרכזיה מסוג זה, מספקת כמה יתרונות חשובים:

• לא רק תקשורת קולית – מערכת כזו עוסקת לא רק בניתוב שיחות קוליות. היא מסוגלת להתחבר למערכות מחשוב מסוגים שונים ולטפל בכל מה שמועבר בעזרתן על גבי האינטרנט, כולל תמונות, שידורי ווידאו או מסרים מידיים. כך ניתן למשל, לנהל שיחות ועידו בווידאו, באופן גמיש ומתוחכם מתמיד.
• שכלול היבט המידע – במערכות מחשוב מסוגים שונים, מצטבר מידע רב שעשוי לסייע לעסק בשיפור פעילותו. כך גם לגבי מרכזיות מסוג זה. בעזרת היבט זה, תוכלו למשל לשפר בהתמדה את פעילות נציגי השירות שלכם מול הלקוחות.
• יכולות מתקדמות – הפורמט המתקדם של מרכזיות אלה, מקל על ביצוע פעולות מיוחדות, כגון זיהוי דיבור וזיהוי קולי או הקלטת שיחות.
• מכל מקום ובכל זמן – ניתן לגשת למרכזיה כזו מכל התקן שמחובר לרשת האינטרנט ומכל מקום. אפשר גם לחבר אותה לסמארטפונים של עובדי העסק, באופן שמקדם גמישות רבה במיוחד בעבודה.

כמה יכולות להמחשה

מרכזיות כאלה מספקות יכולות רבות למדי. על קצה המזלג, לשם ההמחשה, אלה כמה מהן:

• נתב שיחות מתקדם – שירות Interactive Voice Response אשר עונה אוטומטית לשיחות נכנסות. השירות מאפשר למתקשר לנתב את עצמו לשלוחה מבוקשת. למעשה, הוא מאפשר הרבה יותר מכך ויש לו גם יכולות התאמה אישית נרחבות עבור העסק.
• חייגן – יכולת להוציא שיחות רבות במקביל, למשל במסגרת קמפיין שיווקי. המערכת תקל על פעילות זו, בכך שהיא תנהל את החיבור בין הלקוח אליו מתקשרים לבין נציג השירות. היא תחסוך זמן המתנה על הקו, תאפשר לצמצם את מספר העובדים המתקשרים ועוד.
• הצפנת שיחות – יכולת חשובה, לשם הגנה על המידע הרגיש שלכם ושל לקוחותיכם. כיום, הצפנה היא טכנולוגיה שניתנת לביצוע באופן קל למדי, אשר מעמיס מעט מאוד על המערכות.

לסיכום

מרכזיות מסוג זה מתאימות כמעט לכל עסק. בוודאי לעסקים בעלי היקף תקשורת גדול או כזה שמשתנה מאוד. בכל מקרה, מומלץ מאוד לכל עסק להכיר אפשרות חשובה זו.