מחפשים דרכים יעילות לחסכון במשאבים? כגון צמצום הוצאות או צמצום הצורך בעובדים? שירותי מזכירות במיקור חוץ עשויים לספק תועלות אלה ונוספות ולסייע לכם רבות, בניהול השוטף של העסק. כיצד הם עושים זאת? לאילו סוגי עסקים זה מתאים? ומה עוד חשוב שתדעו על שירות מיוחד זה?
שירות במקום העסקת עובדים
מיקור חוץ הוא דבר ידוע בעולם העסקים, מזה שנים רבות. הרעיון הבסיסי פשוט: להוציא חלק מפעילותכם מתוך העסק לטיפולו של גורם חיצוני. זאת, במודל של שכירת שירות מגורם זה, במקום העסקת עובדים בעסק עצמו אשר יטפלו בכך. באמצעות שירותי מזכירות במיקור חוץ למשל, הפעילות החשובה של שירותי מזכירות תקבל מענה איכותי, אך ללא העסקת מזכירה במשרה מלאה או חלקית, על ידי העסק עצמו. כיצד זה משתלב בפעילותו הפנימית של העסק? בקלות. כיום הטכנולוגיה מאפשרת לתקשר מרחוק באופן קל מאוד ובדרכים רבות. לא אתם ולא לקוחותיכם, תרגישו שמדובר בשירות מרוחק, דרך גוף שהוא למעשה נפרד עסקית מהעסק שלכם.
מה כלול?
שירותי מזכירות כוללים את ביצוע כל הפעילויות הקלאסיות של מקצוע זה, כולל:
- ניהול טלפוני – קבלה שוטפת של שיחות נכנסות לעסק. משלוח הודעות לגורמים שונים לפי הצורך.
- תיאומים שונים – תיאומים שונים עבור העסק מול גורמי חוץ כגון ספקים ולקוחות. למשל תיאום פגישות.
- מענה נוסף בנושאי אדמיניסטרציה – טיפול במגוון משימות שוטפות נוספות שעשויות להידרש, דוגמת הוצאת חשבוניות.
לאילו סוגי עסקים זה מתאים ומתי?
כמובן, מיקור חוץ לא מתאים תמיד, בין אם זה שירותי מזכירות או כל שירות אחר במיקור חוץ. הדבר תלוי בנסיבות רבות, באופי התחום שבו נמצא העסק, באופי העסק הספציפי עצמו, בהיקף פעילותו ועוד. אז למי זה מתאים במיוחד?
- לעובדים מהבית – בשנים האחרונות גוברת התופעה של עבודה מהבית, בין אם חלקית או מלאה. עסקים קטנים רבים, התחילו את דרכם בצורה כזו וחלקם גם ממשיכים כך. אחת ההתלבטויות בעסק כזה כאשר הוא מתרחב, עשויה להיות האם להמשיך להפעיל את העסק מהבית או שהגיע הזמן לשכור משרדים? מזכירות דורשת מקום – עבור שולחן, כיסא, מחשב וכדומה. כמו כן, העסקת עובדים לא מתאימה בדרך כלל לכך שהם יעבדו מאצלכם בבית. אז האם לשכור משרדים? להמשיך מהבית? מזכירות במיקור חוץ, עשויה להיות התשובה הטובה ביותר במצב כזה.
- בעסקים בשינוי מתמיד – יש עסקים שהיקף פעילותם משתנה עונתית או באופנים אחרים. העסק עשוי לצאת למשל מדי פעם ביוזמות שיווקיות שונות, שבעקבותיהן צפוי גל של עלייה חדה בפניות אליו. בכדי לטפל בהן ביעילות, דרוש כוח אדם מקצועי מתאים. אבל האם תשכרו בכל מקרה כזה עובדים, למשרה זמנית? זה לא כל כך מעשי. שירות מזכירות במיקור חוץ לעומת זאת, ניתן לשכור להיקף שעות מבוקש, בקלות ובמהירות.
- היכן שהאינטראקציה קריטית – יש עסקים, שדורשים אינטראקציה רבה במיוחד עם גורמי חוץ. בעסקים אחרים זה עשוי להיות ההפך – לקוחות מעטים יחסית, לצד אינטראקציה מינימלית. אם דרושה אינטראקציה רבה ובמיוחד בסגנון מקצועי וייצוגי מאוד, שירות מזכירות במיקור חוץ עשוי להתאים במיוחד.
- לכל מי שרוצה לפנות זמן – אחד האתגרים הגדולים של ניהול עסקי, הוא ניהול זמן. במסגרתו, משמעותי מאוד האתגר המשני של "במה להתמקד"? כמובן, אנשי עסקים מעדיפים להתמקד בתחום פעילות המרכזי של העסק ופחות במנהלות שמסביב. חשובים להם היבטים כגון השגת לקוחות, שימור לקוחות קיימים ושיפור הרווח החודשי. מיקור חוץ, כולל לגבי פעילויות המזכירות, מסייע לפנות זמן למטרות אסטרטגיות כאלה.
לסיכום
השגת חסכון וגם שיפור ניהול העסק – מה רע? לכן, כדאי מאוד להכיר ולשקול להסתייע, בשירותי מזכירות במיקור חוץ.
